Vroeger was teamsamenwerking op documenten tijdrovend en vervelend. Eén persoon zou een concept schrijven, het concept aan iemand anders geven om wijzigingen aan te brengen, de wijzigingen opnieuw lezen en beslissen of ze het accepteren, het document aan iemand anders overhandigen om te bewerken, enzovoort. Tegenwoordig is het delen van documenten net zo eenvoudig als het schrijven ervan, en veel mensen kunnen gemakkelijk aan hetzelfde document werken. De programma's van Microsoft Office zijn ontworpen voor teamwerk, maar niet iedereen zal het in eerste instantie instinctief vinden. Dit is waar een boek als Team Collaboration, Microsoft Office gebruiken voor meer effectief teamwork een echt pareltje kan zijn. Verdedigt dit boek de belofte van de titel? Als een oude Office-gebruiker was ik geïnteresseerd om erachter te komen. Laten we kijken wat ik heb ontdekt.
Dit boek is ontworpen voor bedrijven
Het is vanaf het begin duidelijk dat dit boek is bedoeld voor mensen die in een zakelijke omgeving werken en in het bijzonder voor ondernemingen. Het is ook voor mensen die al bekend zijn met recente edities van Office (sinds de introductie van het lint) en die geen tutorial over de basis nodig hebben. Er wordt aangenomen dat de lezer Office 2013 heeft en dat is wat de illustraties laten zien.
Het boek begint met een bespreking van de concepten die te maken hebben met teamwork (teamdynamica, leiderschap door een voorbeeld, enzovoort) die helaas ongeveer net zo droog is als een leerboek, nooit één woord gebruikt waar een dozijn zal doen. De auteur lijkt er zeker van te willen zijn dat elk voor de hand liggend punt is bedekt met sombere details. Ik denk niet dat ik alleen zal zijn in het lezen van alinea na alinea en dat ik zou willen dat hij er al mee door zou gaan.
Samenwerking in Office
Het eerste hoofdstuk dat daadwerkelijk over samenwerking met Office gaat, beschrijft het gebruik van SharePoint in detail. Voor SharePoint is een abonnement op Office 365 Small Business Premium of een hoger niveau vereist. Veel van de SharePoint-sectie is bedoeld voor mensen die SharePoint-sites beheren en de auteur is het ermee eens dat niet-beheerdersgebruikers de informatie interessant vinden, maar dat ze er niet veel mee kunnen doen. Het lijdt geen twijfel dat SharePoint een fantastisch complete service is en als een bedrijf al een Office 365 Small Business Premium- abonnement heeft, wordt SharePoint er meteen ingebouwd. De beschrijving van hoe u SharePoint volledig kunt configureren om aan de specifieke behoeften van het team te voldoen, is grondig en goed geïllustreerd.
De kosten van het abonnement kunnen echter voor veel bedrijven prohibitief zijn. En de focus op het beheer van SharePoint-sites verspilt veel ruimte. Een bedrijf dat SharePoint is binnengekomen, heeft vrijwel zeker zijn eigen getrainde beheerders en zijn eigen beleid. Het volgende gedeelte beschrijft teamwork via Outlook, maar nogmaals, de focus ligt in het begin op het koppelen van Outlook aan een SharePoint-site van een bedrijf. Zodra het boek samenwerking begint te beschrijven via OneNote, wordt het waardevoller voor de gemiddelde gebruiker.
In het boek wordt beschreven hoe Outlook aan OneNote wordt gekoppeld en hoe u ervoor zorgt dat teamplanningen, berichten en agenda's worden gesynchroniseerd met gedeelde notitieblokken. De kalenderfunctie moet vooral handig zijn om verschillende projecten bij te houden en ervoor te zorgen dat er geen planningsconflicten zijn.
Er is een sectie die samenwerking tussen teams met Lync beschrijft, maar dit zou alleen van belang zijn voor mensen van wie het bedrijf Lync Server gebruikt en een licentie heeft voor gebruik door hun werknemers.
Synchronisatie en samenwerking
In het hoofdstuk "Volgen van discussies en ideeën" worden instructies voor het gebruik van het team van OneNote en Lync samengebracht. De focus ligt op OneNote en het legt uit hoe u documenten deelt via Outlook en andere Office-apps en hoe u gedeelde mappen en lijsten maakt. Dit is waar teamsamenwerking, waarbij Microsoft Office wordt gebruikt voor effectiever teamwork, er uiteindelijk op neerkomt om nuttig te zijn voor de meeste mensen - halverwege het boek. Naast de meest voorkomende samenwerkingsopdrachten, bevat deze sectie ook een beschrijving van sjablonen, referenties, het delen van pagina's via e-mail en het gebruik van back-ups. Er wordt kort gezegd dat mensen niet noodzakelijk Outlook moeten hebben om gedeelde items te ontvangen.
Er zijn hoofdstukken gewijd aan samenwerking met Word, Excel en PowerPoint. Het boek impliceert dat dit soort samenwerking alleen mogelijk is met Office 2010 of nieuwere versies, wat niet helemaal waar is. Met de nieuwere versies kunnen meerdere personen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken. Maar als dat gelijktijdig gebruik niet nodig is, heb ik vastgesteld dat Office 2007 (dat is wat ik gebruik) net zo goed zal presteren. De auteur gaat ervan uit dat deze gedeelde documenten beschikbaar worden gemaakt via SharePoint of SkyDrive / OneDrive. De tools die beschikbaar zijn op SharePoint zijn veel uitgebreider en veelzijdiger dan die in OneDrive. Wijzigingen bijhouden is al heel lang beschikbaar in Word. Veel mensen die eerder aan documenten hebben meegewerkt, zullen weten hoe het werkt. Toch is de beschrijving in het boek nuttig voor nieuwkomers en een goede herinnering voor meer ervaren medewerkers. Hetzelfde geldt voor annotaties in Excel en gedeeld gebruik van PowerPoint.
Waar te kopen
Koop nu 
Koop nu Eindelijk, SkyDrive / OneDrive
Het laatste hoofdstuk legt uit hoe samenwerking mogelijk is op SkyDrive (nu OneDrive genaamd). Aangezien dit de meest praktische methode is voor zo veel mensen, denk ik dat dit eerst als uitkomst had moeten worden beschouwd. Hier bij 7 tutorials werkt de redactie samen via OneDrive en Google Drive, dus we weten hoe waardevol connecties met OneDrive kunnen zijn. Het boek bespreekt de Office Web Apps (nu Office Online genoemd) en merkt de functies en beperkingen van de apps op. Dit boek was copyright 2012, voordat Office Online werd hernoemd en bijgewerkt.
Productbeoordeling 3/5Vonnis
Teamsamenwerking, Microsoft Office gebruiken voor meer effectief teamwerk is ontworpen voor zakelijke gebruikers en IT-beheerders die Sharepoint moeten opzetten. Veel daarvan is niet relevant voor mensen die geen toegang hebben tot zakelijke SharePoint- of Lync-servers en die geen SharePoint-sites beheren. De schrijfstijl is droog, verwarrend en saai, en het materiaal zelf is een beetje verouderd. Zelfs mensen die bij de doelgroep zijn, zijn er misschien niet zo blij mee. Dit boek is gewoon niet ontworpen voor de gemiddelde lezer en de toon nodigt mensen niet uit om het te lezen. Er zijn andere, betere boeken die het delen van documenten en samenwerking toelichten, wat als bijkomend voordeel heeft dat het veel betere, veel gedetailleerdere verwijzingen naar Office in het algemeen biedt. Het is niet nodig om zoveel tijd aan SharePoint te besteden, dat gaat niet echt over samenwerken, maar over het beheren van Microsoft's samenwerkingsplatform voor bedrijven. Voordat je het koopt, raden we je aan de inhoudsopgave en het gratis voorbeeld hoofdstuk te bekijken en dubbel te controleren of het echt deelt wat je moet leren. Anders is het het beste om weg te blijven van dit boek.
