Ik denk dat het veilig is om te zeggen dat bijna iedereen die e-mail moest gebruiken, Microsoft Outlook heeft gebruikt. Ik was een van de vele mensen die er net genoeg over hebben geleerd om erachter te komen, en het nooit als iets anders heeft gezien dan een e-mailprogramma dat ook kalenders kon afdrukken. Mijn baas wist minder van Microsoft Outlook dan ik deed, dus ik drukte altijd de departementale kalenders voor haar uit. Dus, stel je mijn verbazing voor toen ik de titel van dit boek zag! Microsoft Outlook gebruiken voor tijdbeheer en organisatie? Dit moest ik zien. Kan het op die manier ook worden gebruikt door mensen met alleen basisvaardigheden? Ik was erg benieuwd om erachter te komen.
OPMERKING: ik ga het boek nu gewoon Effectief tijdbeheer noemen - dus minder van mijn tijd en van u nemen.
Geen expertise vereist
De introductie was zeer geruststellend. Ja, dit boek is voor mensen met alleen standaard Microsoft Outlook- vaardigheden. De auteurs vragen wel dat de lezer de basisbeginselen begrijpt, omdat dit niet een " boek met Microsoft Outlook vanaf een vierkant" type boek is. Het enige deel van Microsoft Outlook dat "vanaf de eerste klik" wordt uitgelegd, is Taken, omdat dat het onderdeel is dat de meeste mensen niet of niet op grote schaal hebben gebruikt. De auteurs zeggen dat het boek ook voor de ervaren Microsoft Outlook- gebruiker is, omdat het een systeem van organisatie- en tijdbeheer presenteert dat beter en efficiënter is en zelfs de meest ervaren gebruiker laat zien hoe nog meer uit de software te halen. Met deze introductie wilde ik graag meer lezen.
Elk hoofdstuk begint met een overzicht van hoe problemen beginnen, gevolgd door een sectie genaamd "Laten we beginnen en dit veranderen!" en eindigt met een gedeelte 'Je probeert het' dat een samenvatting geeft van wat het hoofdstuk heeft geleerd en dat de lezer een rondleiding geeft over wat er moet gebeuren. Een van de beste dingen aan het boek is dat het niet aan één specifieke versie is gekoppeld. Er zijn hier instructies voor Microsoft Outlook 2003, 2007 en 2010, dus niemand wordt buitengesloten.
Niet verdrinken in e-mail
Ik hou van het beeld van de "e-mailvloed" dat het boek ons allemaal wil tegenhouden om te verdrinken. Voor veel mensen is het de enige manier om het te beschrijven. Ik heb mensen zien praten over honderden of duizenden e-mails die nog steeds in hun Inbox zitten en steeds meer binnenstromen. Niemand kan al die e-mail lezen, wat ze nodig hebben, is een solide, effectieve manier om om te gaan met wat er al is en te voorkomen dat het zich weer opstapelt. En, natuurlijk, als men begint met een "vloed" van e-mail, zal het niet gebeuren dat de situatie onder controle is in een flits. Er moet een stappenplan zijn. Dat is precies wat Effective Time Management aangeeft. De auteurs identificeren de belangrijkste oorzaken van het probleem (zoals afgeleid raken, klikken op "Allen beantwoorden" en geen systeem hebben om met inkomende e-mail om te gaan) en vervolgens de lezer door de stappen leiden die nodig zijn om grip te krijgen op wat er al is en in te stellen een systeem op zodat het niet opnieuw gebeurt. Ik denk echt dat iedereen die de tijd neemt om dit gedeelte te lezen en het advies van de auteurs (en, het belangrijkste, bij hun systeem vasthoudt) te volgen, zal ontdekken dat het werkt. Ze zijn eerlijk over hoeveel de lezer nodig heeft om zijn of haar eigen gedrag te veranderen om orde op zaken te stellen, en waarom het essentieel is om die veranderingen aan te brengen. Elke noodzakelijke stap (zoals het uitschakelen van meldingen, het opzij zetten van blokken tijd om e-mail af te handelen en het op alle andere momenten volledig alleen te laten en herinneringen en taken en afspraken direct vanuit binnenkomende e-mail te maken) wordt gedetailleerd beschreven voor elke versie van Microsoft Outlook . Ze praten over het maken van je eigen set mappen en het markeren van belangrijke berichten, zodat je ze niet over het hoofd ziet, iets waarvan ik wenste dat ik het wist toen ik Microsoft Outlook op mijn werk gebruikte. Er zijn gedetailleerde instructies voor het instellen van regels, zodat berichten automatisch in de juiste mappen worden gesorteerd. Dat kan, meer dan wat dan ook, helpen om de rommel in de inbox te temmen en mensen gefocust te houden op wat echt belangrijk is.
Houd uw prioriteiten recht
Het gedeelte over het gebruik van taken om prioriteiten te stellen, komt ook op het juiste moment en gebruikt het voorbeeld van een fictieve, eeuwig ongeorganiseerde werknemer om te laten zien hoe afgeleid worden ernstige gevolgen kan hebben. Vervolgens wordt de lezer door verschillende methoden gebracht om te bepalen welke taken echt belangrijk zijn en die voorrang op andere moeten hebben. Dit is iets waar de meeste mensen moeite mee hebben - uitzoeken wat echt belangrijk is en wat een beetje kan worden uitgesteld terwijl de taken met topprioriteit worden uitgevoerd. De auteurs benadrukken het belang van het neerschrijven van dingen. Dit is een sleutelbegrip in een aantal bekende tijdbeheersystemen, en terecht. Tegenwoordig hebben we gewoon te veel om in gedachten te houden, en zelfs Einstein kan het allemaal niet. Dingen opschrijven is de sleutel. De auteurs gaan verder dan het simpele schrijven en leggen uit hoe en waarom mensen schriftelijke plannen moeten hebben. Ze erkennen dat aan de slag gaan met geschreven plannen geen eenvoudige taak is als iemand dit nog niet eerder heeft gedaan en ze verklaren waarom het essentieel is voor goed tijdmanagement. Effectief tijdbeheer beschrijft een eenvoudig systeem voor het instellen van afspraken en taken (en legt duidelijk het verschil tussen beide uit) en voor het instellen van weergaven, filters en categorieën om ervoor te zorgen dat u de informatie die u nodig hebt snel en efficiënt kunt vinden.
Categorieën, taken en tijd
De eerste hoofdstukken in het boek gaan voornamelijk over wat Microsoft Outlook op een werkplek kan doen. Beginnen met het hoofdstuk "Hoe meer tijd te winnen voor wat essentieel is met een effectieve weekplanner", beschrijven de auteurs hoe Microsoft Outlook kan worden gebruikt om niet-werktijd ook te plannen. Ze doorlopen de nodige stappen om categorieën in te stellen en om ze desgewenst een kleurcode te geven, om te helpen bij het stellen van prioriteiten en het georganiseerd houden van taken. Ze benadrukken het belang van wekelijkse planning en van het opnemen van tijd voor persoonlijke zaken zoals lichaamsbeweging en onderwijs als onderdeel van het algemene plan. Het kan in het begin vreemd lijken om persoonlijke, niet-werkende activiteiten op een wekelijks plan van Microsoft Outlook op het werk te zetten, maar de auteurs leggen duidelijk uit waarom dit eigenlijk een heel goed idee is, en benadrukken het belang van evenwicht in het professionele en persoonlijke leven. Ze nemen nota van het feit dat niet alle werkplekken privéplanning mogelijk maken en niet iedereen heeft toegang tot hun werkcomputer van buiten het kantoor en ze bieden strategieën om hiermee om te gaan. Het is duidelijk dat ze niet alleen een goed begrip hebben van hun onderwerp, maar ook van de realiteit van de werkplek.
Planning in het echte leven
Het verhaal van de fictieve ongeorganiseerde werker gaat verder in het hoofdstuk over real-life planning. De meeste mensen weten niet precies hoe lang een gegeven taak zal duren, omdat het een zeer zeldzame taak is die alleen staat. De reis naar het kantoor omvat ook tijd om naar de auto te gaan, de auto te parkeren en naar de werkplek te lopen, en veel mensen denken alleen maar aan de werkelijke rijtijd. Mensen worden afgeleid of er gebeuren dingen waardoor de gebruikelijke werkdag volledig in het gedrang komt. Mensen doen wat ze willen doen en slagen er op de een of andere manier niet in om de dingen te doen die ze niet willen doen (waardoor alles wordt overtroffen voor iemand die afhankelijk is van het werk dat gedaan wordt). In dit gedeelte kijken de auteurs echt naar de menselijke natuur en laten ze zien hoe een effectief dagplan alles zo soepel kan laten verlopen. Het nauwkeurig bijhouden van de tijd die nodig is voor elke taak is hierbij de sleutel. Nooit meer schattingen of kogellagers - de werkelijke hoeveelheid tijd voor elke taak van begin tot einde. In essentie willen de auteurs dat de lezer een tijddatabase maakt, dus in plaats van alleen te raden of te bladeren, kan de lezer de werkelijke hoeveelheid tijd opzoeken voor een gegeven taak en dienovereenkomstig plannen. Ze vragen de lezer ook om zijn eigen "productiviteitstijden", die momenten van de dag waarop mensen op hun best functioneren, en hun eigen "verstoringstijden", te evalueren op die momenten van de dag waarop ze het meest waarschijnlijk worden onderbroken. Vervolgens hebben ze een plan opgesteld voor het plannen van blokken onderbrekingsvrije tijd tijdens piekproductiviteitsuren, en zij erkennen dat dit niet van de ene op de andere dag zal gebeuren, omdat per definitie andere mensen moeten worden opgeleid om u niet te onderbreken terwijl u werkt. En ze benadrukken het belang van het inbouwen van 'buffertijd', zodat als de dingen langer duren dan verwacht, de rest van de dag niet volledig wordt verstoord.
Ontmoeting, vergadering, wie heeft de vergadering?
Vergaderingen lijken een feit van het leven in het bedrijfsleven te zijn, en het kan een enorme tijdverspiller zijn en productiviteitsmoordenaars. Effectief tijdbeheer erkent dit en legt in detail uit hoe vergaderingen via Microsoft Outlook kunnen worden opgezet en hoe vergadertijden met anderen kunnen worden gecoördineerd. Het meest waardevolle advies kan echter worden samengevat in de verklaring: "De beste vergaderingen zijn degenen die niet plaatsvinden". Vergaderingen nemen mensen weg van hun werk, onderbreken de werkstroom, zijn te veel afhankelijk van het feit dat iedereen op een zinvolle manier kan komen en kunnen participeren en eigenlijk geld van het bedrijf kosten omdat mensen in vergaderingen zitten in plaats van hun werk te doen. Dus, nadat ze hebben uitgelegd hoe vergaderverzoeken moeten worden opgezet, suggereren de auteurs dat vergaderingen maar zelden worden gepland en dat andere communicatiemiddelen (zoals Windows Live Meeting of conference calls) in plaats daarvan zoveel mogelijk worden gebruikt. Als vergaderingen nodig zijn, is er een plan om ze soepeler te laten verlopen en betere resultaten te behalen. Dit omvat alle bases en zou ieders productiviteit moeten verhogen en de minimale hoeveelheid tijd verspillen. Het zou een uitstekende hulpbron zijn voor elke werkplek.
Minder papier, meer productiviteit
Veel mensen geven er nog steeds de voorkeur aan hun informatie op papier te bewaren (ik moet toegeven dat ik een van die mensen ben). Maar papier is gemakkelijk te achterhalen en verkeerd opgeslagen, en na een tijdje wordt de enorme massa papier zo onhandig dat het net zo goed naar de shredder kan worden gestuurd. Effectief tijdmanagement beschrijft een methode voor het efficiënt noteren en bijhouden van elektronische bestanden. De auteurs suggereren dat de lezer Microsoft OneNote gebruikt, maar erkennen dat het niet is opgenomen in veel versies van Microsoft Office (vooral de oudere versies) en apart moet worden aangeschaft, wat veel mensen zich niet kunnen veroorloven. Ik wou dat de auteurs een aantal suggesties voor alternatieven voor Microsoft OneNote hadden aangeboden, omdat het duidelijk een zeer nuttig programma is en effectief kan worden geïntegreerd met Microsoft Outlook . Effectief tijdbeheer leidt de lezer door Microsoft OneNote te gebruiken om aantekeningen te maken, plannen te maken, kalenders in te stellen en een gestructureerd en georganiseerd systeem op te zetten om alles bij te houden. Het toont duidelijk de voordelen van het gebruik van elektronische bankbiljetten en bestanden in plaats van papier. Ik moet toegeven dat ik anders begon na te denken over al mijn mappen vol met notities en afdrukken nadat ik dit hoofdstuk heb gelezen, en ik zal gaan zoeken naar het krijgen van Microsoft OneNote of een ander soortgelijk programma om me te helpen dingen efficiënter bij te houden.
Alles samenvatten
Effectief tijdbeheer wordt afgesloten met een kort hoofdstuk met de titel "Hoe echt van dit boek profiteren", dat alle voorgaande hoofdstukken in perspectief plaatst en de beste manieren uitlegt om aan de slag te gaan met Microsoft Outlook en Microsoft OneNote om georganiseerd te worden in uw professionele en persoonlijke leven. De auteurs maken duidelijk dat ze niet verwachten dat de organisatie van de ene op de andere dag zal plaatsvinden en ze verwachten niet dat dit gebeurt zonder de vastberadenheid van de lezer om het te laten werken. Maar ze verklaren ook waarom het meer dan de moeite en tijd kost om hun plan te volgen. Zelfs als iemand geen Microsoft Outlook gebruikt, kan dit plan werken. Er zijn andere programma's die veel dezelfde functies bieden, misschien niet in zo'n handig pakket, maar toch bruikbaar. Ik begrijp dat de focus van het boek ligt op Microsoft Outlook en Microsoft OneNote, maar ik denk dat het nuttig zou zijn geweest voor de auteurs om een paar andere programma's voor te stellen die kunnen worden gebruikt om hetzelfde systeem te volgen, zelfs zonder een volledige kopie van Microsoft Office bij de hand . Dat is slechts een kleine suggestie, en ik ben er zeker van dat iedereen die geïnteresseerd is in het volgen van dit systeem het kan laten werken met elke software die ze bij de hand hebben.
Product Nominaal 4/5Vonnis
Effectief tijdmanagement is echt voor iedereen. We kunnen allemaal profiteren van het vinden van balans in ons professionele en persoonlijke leven, van efficiënter gebruik van onze tijd en van het optimaal gebruiken van de tools die we bij de hand hebben. Zelfs mensen die zeker weten dat ze alles onder controle hebben, kunnen hier handige suggesties vinden. De auteurs begrijpen zowel de software als de menselijke natuur en nemen een stapsgewijze aanpak door en leggen uit waarom wat ze beschrijven zal werken. Ik ben blij dat ik de kans heb gekregen om dit boek te lezen, omdat ik nu kan beginnen met het uitwerken van het plan om mijn eigen tijd effectiever te beheren.
